יחסי ציבור הם פעילות תקשורת המונים שמטרתה להשפיע על הציבור, או על קהל יעד מסוים, להשגת מוניטין הרצוי ליוזם פעילות זו.

יחסי ציבור נחוצים לפעילותו השגרתית של יחיד או גוף הרוצה להגיע לתודעת הציבור, וחשיבותם גוברת בעיתות ניהול משבר בפעילותו של הגוף. חברות מסחריות, פוליטיקאים, ממשלות, אישים מתחום האמנות ועסקי השעשועים, כמו גופים שונים אחרים, מעסיקים אנשי יחסי ציבור ("יחצנים") במשרה מלאה. במקרים אחרים מסתפק גוף בשירותיו הקבלניים של משרד יחסי ציבור חיצוני. 

להבדיל מפרסומאי, היחצ"ן משתמש בחלק העיתונאי ולא הפרסומי של אמצעי התקשורת.

לדוגמה, רכישת שטח בעיתון לצורכי פרסום מודעה היא פעילות פרסום; השפעה ישירה או עקיפה על עיתונאי להכנסת כתבה אוהדת לעיתון היא פעילות יחסי ציבור.

עבודת היחצן

היחצן הוא אדם שיש לו יכולת לייצר עבור העיתונאים מידע רלוונטי עבור הלקוח שלו.

הנחת העבודה בפעילותו היא – האמונה בכוחה של הידיעה העיתונאית, וביכולתה לספק אמינות גדולה יותר מאשר מודעה או סרטון המוגדרים כפרסום ונחשבים פחות אמינים. לשם כך נעזר היחצן בקשריו עם כל אמצעי התקשורת.

בין היתר, פועלים יחצנים בדרכים הבאות:

• הודעות לעיתונות (בשפה המקצועית "קומוניקטים"). המידע בהודעה צריך להיות מספיק מעניין כדי שכלי התקשורת יפרסמו אותו. למשל: כאשר חברת מכוניות משיקה מכונית חדשה, יכול היחצן להביא לידיעת הציבור עובדות מעניינות על המכונית החדשה (מהירות שיא, אמצעי בטיחות מקוריים, רוכשים מפורסמים וכדומה).
• פעילויות מעוררות עניין ציבורי – למשל, הזמנת ידוענים לפתיחה של עסק חדש.
• באינטרנט, פונים יחצנים רבים לתחום הטוקבקים, על ידי יצירת תגובות מלאכותיות ("מגויסות") הנוגעות ללקוח שלהם או למתחריו. כמו כן, נעשה שימוש ברשתות חברתיות מקוונות ובטכניקות של שיווק ויראלי.
• יצירה או הפצה של ספינים תקשורתיים כלומר מניפולציות במידע תקשורתי או פרשנות המסיטות את הדיון הציבורי לנוחות הצד היוצר אותם.

יחצנות ומיתוג

מיצוב החברה מול קהלי היעד שלה היא משימה חשובה עבור איש יחסי הציבור. חברות רבות נתקלות בבעיית תדמית קשה ואיש יחסי הציבור מחויב לסייע לחברה במיצובה האיכותי מול קהל זה. המיצוב ייעשה תוך בניית פרופיל כתבות שמדגישות את יתרונות החברה, תוך יצירת שפה תקשורתית שתלווה את החברה ודרך בניית מארג של כלים (מאתר אינטרנט ועד לרמת הברושור העסקי) – שיצעידו את החברה למקום הרצוי.

יחצנות ופרסום

ככלל, שני המושגים הללו נועדו למטרה משותפת: קידום ענינו של הלקוח – בית עסק, מוסד ציבורי או אישיות מפורסמת. ההבדל המשמעותי בין השניים הוא סוג הפעילות והעלות הכוללת שלה. בעוד שההשקעה בפרסום גבוהה, ותלויה במחירי שטח הפרסום (מודעה בעיתון או זמן השידור ברדיו) ובהפקת הפרסום המיועד (צילומים לגרפיקה במודעה, הפקת סרטון פרסום וכו') הרי שהיחצנות תלויה בכישוריו של היחצן, בקשריו עם אמצעי התקשורת וביכולתו ליצור את הפעילות המתאימה. עבודתו משולמת על בסיס חודשי קבוע והמחיר נמוך מאוד בהשוואה לעלויות אמצעי הפרסום האחרים.

מידת העדיפות של כל אחת מהפעולות תלויה בגורם המפרסם והחלטותיו האסטרטגיות – לעיתים, הוא בוחר להעדיף אחת משתי הדרכים כדי לקדם את ענייניו, לעיתים בוחר בשתיהן יחד, כאשר אחת משלימה את השנייה.

ניהול משברים

ניהול משברים הוא הפונקציה המנחה כיצד משתלטים על משבר, מצמצמים נזק ופגיעה בשמו הטוב של הארגון, תוך גריפת יתרונות מהמצב. משבר עלול לנבוע מתקלה חמורה שזכתה לפרסום רב ועוררה זעם בציבור, או מפעילות מתמשכת של הארגון שחשיפתה עוררה זעם בציבור. בנוסף להתמודדות הישירה עם הגורמים למשבר, נדרשת גם פעילות אינטנסיבית של יחסי ציבור, לשיקום אמונו של הציבור בארגון.