ניהול ידע בארגון – המדריך המלא

גורמים המשפיעים על ניהול הידע בארגון

הטמעת מערכות ניהול ידע ותרבות ארגונית המעודדת איסוף והפצה של ידע מושפעת מארבעה גורמים מרכזיים: 

• תרבות ארגונית – טיפוח המודעות והרצון לשמר, לשתף ולפתח את הידע הארגוני. בניית תרבות ארגונית המעודדות ומתגמלת ניהול ושיתוף בידע.
• תהליכים – הגדרת מכלול התהליכים הארגוניים לאיסוף, שימור והעברת הידע. וכן הגדרת תהליכי עבודה בהם יעשו שימוש בידע ובעלי תפקידים בתהליכים (כגון: מנהל ידע, מנהלת ידע, עובד ידע) לעדכון הידע ותחזוקתו.
• תוכן – עיסוק בהבניית התוכן, ניהול תוכן, עיבודו, ארגונו ודרך הנגשתו, באופן שייקל על המשתמש לעשות שימוש נבון ויעיל בידע.
• מחשוב (טכנולוגיה) – פלטפורמות מאפשרת לשימור, שיתוף והפצה. ישנן מגוון רב של טכנולוגיות כגון פורטל ארגוני, בלוג, ויקי ארגוני, קבוצת דיון, קהילה מקוונת ועוד.

פתרונות טכנולוגיים וארגוניים לניהול ידע

ישנו מגוון רחב מאוד של פתרונות לניהול הידע המסייעים לכל אחד, בדרכו, לנהל את הידע הארגוני. כל פתרון הוא שילוב של כלי מחשובי, תהליכי עבודה תומכים, ארגון ועיבוד תכנים והיבט תרבותי ארגוני. הפתרונות המוכרים לניהול ידע כוללים:

פתרונות טכנולוגיים

• פורטל / אתר ידע / אתר אינטראנט – אוסף של תכנים מסוגים שונים (נתונים, מידע וידע) המאורגנים יחד למטרה מוגדרת: העברת מידע לקבוצה, סביבת עבודה וכו'.
• ניהול תוכן או ארגון תכנים – מתודולוגיה להנגשה היררכית ורשתית של מידע דרך עץ ניווט וניווט באתר אינטרנט.
• קהילה – שילוב של אתר ידע (המרכיב הווירטואלי) ומפגשים (המרכיב האנושי), המאפשרים גם שיתוף של פריטי ידע וגם קשר ושיתוף בין בעלי הידע. ראו גם: קהילה מקוונת, קהילה לומדת וירטואלית.
• מנוע חיפוש – פתרונות לשיפור הנגשת מסמכים ופריטי ידע ארגוניים.
• מִנְהלת ידע – פתרון להנגשת פריטי ידע מעובדים בעיקר לנושאי שירות. מתאפיין בהנגשה מובנית ותמציתית, תוך דגש על ארגון המאפשר העברת ידע בזמן אמת.
• שימוש במדיה חברתית – שימוש בכלים מעולם web 2.0 דוגמת רשתות חברתיות מקוונות, ויקי ארגוני, ובלוגים ארגוניים. כלים אלה משמשים לשיתוף קבוצות אחרות או עובדים אחרים בארגון בתהליכים שונים. כך למשל, בתהליך פיתוח של תוכנה, בלוג משמש את המתכנתים בתיעוד בעיות שבהן הם נתקלו, כך שאחרים יוכלו לייעץ להם. באותו אופן קבוצת עובדים יכולה לשמר מידע על עבודתה מדי יום ולהציג זאת בפני קבוצה אחרת, העוסקת בתחום דומה, או נמצאת בסניף אחר, למטרות שיתוף פעולה.
• ניהול מסמכים – פתרון לארגון, שיתוף, שימור והנגשת המידע המתועד בקבצים.

פתרונות ארגוניים

• שימור ידע פורשים – מתודולוגיות להתמודדות עם הקטנת הנזק באובדן ידע לקראת עזיבתם של פורשים.
• הפקת לקחים – מתודולוגיות ליצירת ידע חדש על בסיס ניסיון העבר, באמצעות תחקור. כולל גם ניהול לקחים – ניהול מחזור החיים השלם של הלקח, החל מהפקתו, דרך ניהולו כמאגר וקידום השימוש בו.
• ניהול תובנות (תובנה) – מתודולוגיה העוסקת בזיקוק לקחים ו-Good Practices, שיתופם ושילובם מחדש בסביבת העבודה הארגונית.
• למידה מהצלחות – מתודולוגיות ליצירת ידע חדש על בסיס למידה וניתוח הצלחות. – איתור וזיהוי הצלחות, מיצוי הגורמים שהביאו להצלחה, הפיכתם לעקרונות פעולה פרקטיים מכווני הצלחה, ויישום עקרונות אלו בנושאים אחרים בהם רוצים להגיע להצלחה. ראו גם למידה ארגונית
• פיתוח תורה מקצועית – מתודולוגיה לפיתוח התורה המקצועית הארגונית בתחומי ליבה, על ידי איגום הידע הקיים, תוך חשיבה מחודשת.
• חדשנות – כלים ומתודולוגיות לפיתוח ידע בארגון, בדרך כלל על ידי חשיבה לא ליניארית.
• ניהול נהלים (נוהל) – מתודולוגיה להבניה פנימית של מסמכים לשיפור קריאותם והבנתם.
• חוכמת ההמונים בארגונים – יישום של גישות אילו בתוך הארגון.

היערכות ארגונית

ניהול ידע הוא מהלך ארגוני המחייב התייחסות כוללת:

• מינוי בעלי תפקידים: מְנַהֵל ידע (אחד או צוות), מובילי פעילות ביחידות השונות, מומחי תוכן, ואחראי כולל (בעל חסות מטעם הנהלת הארגון).
• הקצאת משאבים – זמן ופלטפורמה טכנולוגית.
• אחריות הנהלה למימושו של תהליך ניהול ידע בארגון.
• משילות (Governance) – הגדרה סדורה של פתרונות, דרכי עבודה, מדידה, נהלים והנחיות.